Gestire il documento
Il tema della gestione del documento ha assunto nel corso degli ultimi anni un rilievo crescente. In passato, nella pubblica amministrazione come nel privato, i flussi documentari riflettevano per lo più solo esigenze immediate, perdendo così di vista sia la valenza amministrativa sia quella di memoria storica. In tempi recenti si assiste però ad una volontà di valorizzazione del materiale storico e di miglior gestione di quello contemporaneo e un'attenzione sempre crescente viene rivolta al potenziamento delle risorse informative dell'archivio e all'integrazione tra l'archivio cartaceo tradizionale e i fondi fotografici, iconografici, orali, audiovisivi, agli archivi informatici, ecc.
Il contesto competitivo attuale e il rallentamento dell'economia spingono l'impresa e l'ente pubblico a riorganizzare i propri processi al fine di contenere i costi e, allo stesso tempo, raggiungere maggiori livelli di produttività ed efficienza.
Una riorganizzazione dei processi di gestione dei documenti porta all'organizzazione che la mette in atto risultati di gran lunga maggiori rispetto alla semplice riduzione di costi diretti: i benefici attribuibili ad una adeguata gestione del documento sono riferiti non solo ad un saving economico diretto, ma anche e soprattutto a maggior efficienza ed efficacia, migliore comunicazione, aumento del livello di soddisfazione degli interlocutori, siano essi clienti di un'impresa, utenti di un servizio, consumatori, cittadini in fase di interazione con la pubblica amministrazione.
Il principio di base dell'intera disciplina correlata all'archiviazione del documento si basa quindi sul principio elementare teso a considerare l'archivio non come un luogo di "semplice conservazione" di documenti, quanto piuttosto la struttura, con le relative procedure e processi a corredo, atta a garantire la conservazione dei documenti a termini di legge ma anche e soprattutto a fungere da fonte di informazioni efficace e tempestiva.
In sintesi, poiché il documento è il risultato di un'attività, e la stessa attività è parte di un processo aziendale, allora è evidente che ottimizzare il flusso documentale equivale ad ottimizzare il processo aziendale. Un'efficace gestione documentale assume, di conseguenza, un'importanza strategica per la crescita e l'innovazione di imprese ed istituzioni.
La mancanza di competenze interne, l'incapacità di gestire internamente il cambiamento, la volontà di condividere i rischi, la necessità di ridurre e controllare i costi operativi, la possibilità di concentrare gli sforzi delle risorse umane sulle attività principali unitamente al raggiungimento di maggiori livelli di efficienza, sono le motivazioni principali che devono guidare l'impresa e l'ente pubblico nel rivolgersi a società esterne per fruire di servizi di outsourcing.
